【ジム】会費未納者への事務的な処理方法はこんな風に行います!【口座振替編】

眼鏡をかけた白い動物 スポーツジム

この記事では、タイトルの通り

会費が未納になった会員への事務的な処理手順」をお伝えしています。

 

「会費が払えていないかもしれないけど…どうしたらいいんだろう?」

という方はもちろん、ジムで働くことになった方にも仕組みをちょっとばかり知っていただければ幸いです。

細かいところで悩むことなく、楽しくジムを利用できるといいですね!

 

尚、ここでは【口座振替】で会費を清算している会員を対象とした話題となっております。

クレカ編は後ほど…。

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会費を未納した会員への5つのステップ

ジムによってやる・やらないはありますが、主に下記の処理を通じて未納会費の回収や、会員へのアプローチを行っていきます。

 

ジム側としては利益云々の問題もあるため、会費は確実に回収しなければなりません。

ちょっとの漏れも発生しないように、厳重に対処しています。

 

全部で5つのステップ。

1つずつご紹介していきます。

STEP①:「未納者リスト」を出力

会費の引落し日から数日後…

ジムのフロントや事務所にあるPCに「未納者リスト」と呼ばれるデータが届きます。

 

意味はそのままで、その月の会費を銀行口座やクレジットカードで清算できなかった(できない予定の)会員の名前が載っているものです。

 

ジムによって差異はありますが、それぞれ

  • 氏名
  • コース種別
  • 未納額
  • 未納理由(資金不足、口座不備など)

などが記載されております。

 

ジムのスタッフ(正社員がやることが多い)は、この未納者データを印刷して次のSTEP②へと進んでいきます。

 

ちなみに会費未納者の人数ですが、ジムによりけりな部分もありますが…

会員数が多いところでは40名、50名の方がリストに載るときもちらほら…。

STEP②:単月未納・複数月未納の確認作業

私がこれまでに勤めてきたジムでは、「1か月未納」「2か月未納」「3か月未納」という風にそれぞれ種類ごとに分ける作業を行ってきました。

 

未納になった方の8割ほどは、STEP③の「電話連絡」後に会費を現金で支払ってくれるのですが…

中には諸事情でこれない方がいたり、または、ずっと連絡がつながらない&ジムにこない方がいたりと様々。

とりわけ、後者の会員は退会手続きにくるわけでもないので、未納額が積み重なっていきます。

 

そうすると、未納者の中でも

  • 1か月未納者
  • 2か月未納者
  • 3か月未納者

というように、種類分けされていくのです。

 

ただし、一般的な支払可能金額を考えたとき、4か月分以上の会費をまとめて清算するのは困難。

なので、ここもジムによって違いはありますが、3か月、もしくは2か月の未納で「強制退会」という処置を取ります。

そのほうが、ジムにとっても会員にとってもベストであるのは言うまでもないでしょう。

 

以上を踏まえて「どの会員が何か月の未納なのか?」という点で確認をしておきます。

STEP③:会費未納している会員へ連絡&伝言入力

ほとんどジムでは、電話による連絡が多いでしょう。

正社員ないしアルバイトのスタッフが、手分けして1人1人に電話をかけていきます。

 

スタッフ
スタッフ

〇〇ジムです。

〇〇様のお電話番号でよろしいでしょうか?

会員「あ、はい、そうですけど。」

 

スタッフ

〇月×日が会費の引落し日だったのですが…清算がされていなかったようでして…

会員「あぁ!そうだったんですか!」

 

スタッフ

恐れ入りますが、次回のご来店時に現金でご精算くださいますよう、よろしくお願いします。

会員「うん、分かったよ~」

 

スタッフ

それでは、失礼いたします!

「ガチャ」

 

概ね、このような流れで進めていきます。

会員さんが出なかった場合には数時間後に、留守電になったときには折り返し電話をいただく旨を入れておきます。

 

また、同時にPCのほうで各未納者のデータに、下記のような伝言を入れる作業も行います。

〇月分の会費が未納です。次回来館時に回収してください。

未納が分かってから、その次の来館(チェックイン)のときに忘れずに会費をいただけるようにするためです。

どのスタッフでも確実に行えるように、情報共有する仕組みになっています。




STEP④:手紙作成・郵送

STEP③において未納者への電話がけを行いますが、中には全くつながらない場合もあり…

特に2か月、3か月にわたって清算されていない方は、その傾向が顕著に見られます。

 

無論、折り返しでかかってくることも少ないため、DM(手紙)を作成して郵送する作業が入ります。

内容は電話でお伝えするのと一緒。

(例) 〇〇 様

~~~~~~~~~~~
~~~~~~~~~~~
(挨拶文)

下記の金額が未精算となっておりますので、お支払いくださいますよう、宜しくお願い申し上げます。

〇月分 □□□□円
〇月分 □□□□円
合計 □□□□円

こういった文面です。

 

郵便の場合は確実にチェックしてくれますので、DMを機に清算をしてくれる会員さんが多いですね。

 

また、数か月にわたって通知したにも関わらず、2か月 or 3か月経過してしまった会員は「強制退会」になりますから、その旨のDMを作成。

(例) 〇〇 様

~~~~会費の清算が△ヵ月にわたってされませんでしたので、強制退会の処理をさせていただきました。

何卒ご理解の程、宜しくお願い申し上げます。

すぐに郵送手続きに入ります。

(※尚、手紙郵送に関しては実施していないジムもあります)

STEP⑤:代位弁済請求の手続き

最後に、STEP④でDMを郵送した後

数か月にわたって未納した強制退会者に代位弁済請求」という作業を行って終了になります。

 

この作業も、実施しているジム・していないジムで別れます。

 

今回は深く説明しませんが…

簡単に説明すると、会費の口座引落し業務をジムの代わりに行ってくれる”集金代行業者”に、各強制退会者が未納した分の金額をもらう、というシステムです。

 

いくら催促しても応じてくれない会員もいますから、その分は業者に肩代わりしてもらうようになります。

もちろん、その後は集金代行業者から強制退会となった方への催促があります

(詳しくはまた記事にしたいと思います)

 

以上、5つのステップをご紹介してきました。

会費を正確にいただくために、様々な手順を踏んでいます

何度か記載していますが、ジムによっては省いているステップもあるでしょうし、もしくは逆にさらなるステップを施している場合もあります。

ただ、いずれにせよ会費を正確にいただくために行っています。

 

さて、今回の内容は参考になりましたか?

ジムのちょっとした裏側を、現役スタッフのたくやきがお送りしました!

 

おわり

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